La necesidad de la integración de la prevención en (las funciones de) una unidad del Sistema de gestión puede ser muy variable, dependiendo del papel que juegue o pueda jugar para evitar, reducir o controlar los riesgos. En determinadas unidades o funciones la integración es fundamental para la eficacia de la acción preventiva y, por tanto, es por ellas por las que debe comenzarse a la hora de integrar la prevención o de comprobar que se ha producido tal integración.
La valoración de la integración de la prevención en el sistema de gestión de la empresa (en general) y en sus distintas funciones o unidades (en particular) sólo puede efectuarse atendiendo a las circunstancias de cada caso concreto, que son las que determinan la mayor o menor necesidad de integración. Sin perjuicio del resultado de esta valoración, se considera, en general, imprescindible:
- La integración de la prevención en la Dirección de la empresa y en la consulta a los trabajadores.
- La integración de la prevención en la gestión y, en especial, el control de las actividades potencialmente peligrosas.
- La integración de la prevención en la gestión del mantenimiento/revisión de instalaciones/equipos peligrosos.
- La integración de la prevención en la “gestión de los cambios” (adquisición de equipos/productos, contratación de obras/servicios, contratación de personal o cambios de puesto de trabajo, etc.).
A continuación se presentan algunas orientaciones para integrar la prevención en estas actividades. Conviene señalar que la comprobación de que en un determinado caso se integra la prevención no puede limitarse a la verificación de que existe un procedimiento escrito que incluye el componente preventivo adecuado. Al respecto, debe tenerse en cuenta que, en la mayoría de los casos, la existencia de un procedimiento escrito no es obligatoria y, por otra parte, el que exista tal procedimiento no asegura su aplicación. Es precisamente a través del análisis de lo que es necesario para asegurar la integración de la prevención en una determinada función o actividad que se puede poner de manifiesto la conveniencia de elaborar un procedimiento escrito y de asegurar su efectiva implantación mediante las oportunas medidas de comunicación, formación e información y control.
1. Integración de la prevención en la dirección de la empresa
Para lograr un efectiva integración de la prevención en el sistema de gestión de la empresa, se considera imprescindible que la Dirección asuma su responsabilidad general en materia de prevención y actúe en consecuencia haciendo asumir las suyas a los componentes del siguiente escalón jerárquico de la empresa, para que éstos hagan lo propio y la necesidad de integrar la prevención en todos los niveles de la misma se establezca y promueva “de arriba abajo, en cascada”.
Resulta evidente que esta condición no se cumple cuando el empresario o alguno de los directivos concernidos manifiesta que “la prevención es (sólo) responsabilidad del Área de Prevención”. Por otra parte, que el Área de prevención tenga la capacidad y voluntad de asesorar al empresario en relación con la integración de la prevención es condición necesaria pero no suficiente para que tal integración se produzca. Es imprescindible que la Dirección asuma y haga asumir a las distintas Unidades de la empresa el papel que juega el Área de Prevención a este respecto, de forma que éstas comprendan la necesidad, acepten y, en su caso, soliciten dicho asesoramiento y le informen, además, de todas circunstancias que requieran su conocimiento o intervención. Es obvio que no se cumple esta condición si los responsables de dichas Unidades consideran al Área de prevención como un potencial foco de perturbación del proceso productivo, cuyas sugerencias están dispuestos a atender siempre que “no interfieran con el trabajo”.
Cuando se establecen a nivel de la Dirección, las “directrices” constituyen la política preventiva de la empresa. Como no puede ser menos, los objetivos y principios de esta política son –como mínimo- los fijados en la normativa de seguridad. La conveniencia de un mayor o menor grado de formalización de la política preventiva, tanto en relación con su plasmación documental como en cuanto a su forma de divulgación, dependen de las características de la empresa y, en particular, de su tamaño y de la peligrosidad de sus actividades. Que la política de la empresa se establezca por escrito, que la Dirección vele por su aplicación y que, en particular, adopte un compromiso visible en favor de la integración de la prevención en el sistema general de gestión de la empresa contribuye decisivamente a que la integración se asuma efectivamente a todos los niveles y en cualquier actividad.
2. Integración de la prevención y consulta a los trabajadores
La consulta con los trabajadores en relación con la prevención de los riesgos laborales no es un “nuevo” tipo de actividad para el que el Sistema de gestión de una empresa no esté o debiera estar preparado. La gestión de las “relaciones con los trabajadores” es parte fundamental de la gestión empresarial y en general, por poco grande que sea la empresa, tiene lugar a dos niveles: a nivel “central” suele existir una persona o unidad (el Departamento de Recursos Humanos, por ejemplo) que gestiona los aspectos más generales de dichas relaciones; a nivel de cada unidad, complementariamente, el responsable de la misma gestiona los aspectos que afectan particularmente a “sus trabajadores”. En cualquier caso, y antes de decidir qué unidades del Sistema de gestión de la empresa deben jugar un papel activo en este proceso de consulta (y en qué medida tienen que hacerlo) es necesario tener claro qué, cuándo, a quién y cómo debe consultarse.
En relación con su amplitud, cabe distinguir las consultas que afectan a todos o la mayoría de los trabajadores (la elección de la modalidad de organización preventiva, por ejemplo) y las que afectan sólo a una unidad o incluso a un único trabajador (como la elección de un determinado equipo de protección).
En cuanto al momento de la consulta, ésta puede ser ocasional (por ejemplo, cuando se contempla cambiar un equipo de trabajo o un procedimiento de evaluación) o periódica, cuando va asociada a una actividad que lo es (como la programación anual de la actividad preventiva).
Asimismo, puede estar integrada en un procedimiento específico (en el de adquisición de equipos o el de evaluación de los riesgos, en el caso de los ejemplos anteriores) y/o formar parte de un procedimiento general de “información y consulta” (como, por ejemplo, el relativo a la “organización y funcionamiento del Comité de Seguridad y Salud”).
En relación con a quién debe consultarse, las empresas que cuenten con representantes de los trabajadores, las consultas se llevarán a cabo con ellos. Según el tamaño de la empresa pueden no existir tales representantes, pero sí un delegado de prevención, un Comité de Seguridad y Salud o, incluso, un Comité Intercentros.
Por último, respecto al procedimiento o forma de realización de la consulta, debe hacerse con la debida antelación. Los informes que deban emitir los Delegados de Prevención (consultados) deberán elaborarse en el tiempo imprescindible cuando se trate de adoptar medidas dirigidas a prevenir riesgos inminentes. Transcurrido el plazo sin haberse emitido el informe, el empresario podrá poner en práctica su decisión. Asimismo, para el establecimiento de los procedimientos de consulta debe tenerse en cuenta que las decisiones negativas del empresario a la adopción de las medidas propuestas por el Delegado de Prevención deben ser motivadas.
A la vista de lo que acaba de exponerse en relación con el alcance, la ocasión, el destinatario y la forma de realización de las consultas parece claro que, por poco grande o peligrosa que sea una empresa, el proceso de consulta puede ser bastante complejo y admitir múltiples alternativas. Por ello, se considera que lo primero que el empresario debería hacer es consultar a los trabajadores sobre el propio proceso de consulta. A partir de ahí, puede analizarse la conveniencia de elaborar un procedimiento general de consulta y/o de integrarla en otros procedimientos y, en definitiva, de identificar las unidades del Sistema de gestión de la empresa, incluido el Área de prevención, que tienen que intervenir en el proceso de consulta, y precisar su papel.
3. Integración de la prevención en las actividades potencialmente peligrosas
En muchos casos puede llegarse a controlar un riesgo mediante la exclusiva adopción de medidas preventivas técnicas u organizativas cuya eficacia es prácticamente independiente de la actuación del trabajador. En otros casos (como, por ejemplo, el del riesgo asociado a la conducción de un vehículo o al trabajo en espacios confinados) esto no es posible y la magnitud del riesgo puede llegar a estar muy condicionada por la conducta del trabajador.
En tales casos es imprescindible que se siga un procedimiento de trabajo en el que se especifiquen claramente las precauciones o medidas que se deben tomar (incluyendo, en su caso, el uso de EPI). Esto es aplicable también a los casos en los que el riesgo derive de una posible concurrencia de actividades, lo que hace necesario el establecimiento de las medidas de coordinación pertinentes.
Las tareas o actividades potencialmente peligrosas consideradas además “críticas” (porque pueden generar accidentes graves, encierran cierta complejidad en su realización y/o se realizan de manera ocasional) deberían disponer de instrucción escrita de trabajo, con lo que se facilitará, además de su aprendizaje, el control de su conocimiento y aplicación. La observación del trabajo es una actividad preventiva muy provechosa para evitar “actos inseguros”, que resulta necesaria para controlar y registrar documentalmente la actividad de los trabajadores cuando ésta puede comportar peligros graves.
Evidentemente, el que un procedimiento de trabajo esté correctamente concebido y sea conocido por un trabajador “adecuadamente formado e informado” no basta para controlar el riesgo si no se controla que el trabajo realmente se efectúa siguiendo dicho procedimiento. Por otra parte, sólo la práctica puede demostrar que el procedimiento tiene la eficacia preventiva deseada. En consecuencia, en los puestos de trabajo en los que se desarrollen actividades potencialmente peligrosas (intrínsecamente o “por concurrencia”) en las que el riesgo (para sí mismo o para terceros) dependa de la actuación de un trabajador es necesario (especialmente, si el riesgo es grave):
- Asegurarse de que el trabajador dispone de las instrucciones de seguridad pertinentes y, en su caso, de los equipos de protección necesarios.
- Vigilar que el trabajador se atiene a dichas instrucciones al realizar su tarea.
- Recabar del trabajador información sobre cualquier problema detectado o incidente ocurrido que pueda poner de manifiesto la necesidad de adoptar medidas preventivas complementarias.
La identificación de los trabajos, tareas o “concurrencias” en los que es necesaria esta supervisión debe ser una de las cuestiones abordadas durante la evaluación de los riesgos, sin perjuicio de su obligatoriedad siempre que se trate de actividades o procesos debidamente señalados.
Debe establecerse cuándo es necesario y quiénes pueden realizar un “recurso preventivo” para la supervisión de las actividades peligrosas o “con riesgos especiales”. El “recurso preventivo” puede ser un trabajador designado, un miembro del Área de prevención propio o ajeno u otro trabajador que reúna los conocimientos, la cualificación y la experiencia necesarios y cuente con la formación correspondiente, como mínimo, a las funciones de nivel básico. Esta última posibilidad es la que debería normalmente utilizarse, en aplicación del principio de integración de la prevención: como regla general, una única persona debe ser la directa responsable de supervisar la correcta realización de una determinada actividad y debe hacerlo teniendo simultáneamente en cuenta los requisitos establecidos por razones tanto productivas como preventivas.
Finalmente cabe señalar que, como resultado de la supervisión, pueden detectarse dos tipos de deficiencias: el incumplimiento del procedimiento por parte del trabajador y/o la (aparente) inadecuación o insuficiencia de las medidas preventivas. En el primer caso el supervisor deberá actuar como lo haría si se tratase de un “incumplimiento productivo”, pero con la urgencia derivada de la importancia del bien ahora en juego. En el segundo caso, deberá comunicarse al Área de prevención la necesidad de revisar la evaluación/planificación y deberán tomarse, mientras tanto, medidas establecidas previamente para estos casos, si se entiende que se trata de un riesgo grave e inminente.
4. Integración en el mantenimiento/revisión de instalaciones/equipos peligrosos
En cualquier empresa existen instalaciones y equipos (de servicio o protección) inherentes al centro o lugar de trabajo. Cabe citar, entre otras, las Instalaciones de Elevación (Ascensores), Eléctricas (de baja o alta tensión), Térmicas, de Gas, Frigoríficas, de Almacenamiento (de líquidos“peligrosos”, de botellas de gases o de GLP en depósitos), de Protección contra Incendios, etc. Para la mayoría de estas instalaciones, así como para ciertas instalaciones o equipos de trabajo (determinados tipos de grúas, por ejemplo) existe una normativa específica de seguridad que trata del mantenimiento, las revisiones o comprobaciones y las inspecciones que deben realizarse, según los casos. Habitualmente, esta normativa suele precisar la naturaleza de dichas operaciones y cuáles son las competencias profesionales necesarias para efectuarlas y establece, además, que determinadas “inspecciones” deben ser realizadas por Organismos de Control autorizados por la Administración competente. En estos casos, es necesario (en relación con la integración) identificar y precisar las revisiones y comprobaciones o inspecciones “obligatorias” (en qué consisten, quién puede hacerlas, con qué periodicidad, qué comprobantes se requieren, etc.) y designar las Unidades que deben intervenir en su gestión (normalmente, la unidad que utiliza la instalación o equipo en cuestión y/o el “servicio de mantenimiento”). El Área de prevención puede prestar asesoramiento para determinar qué revisiones o inspecciones son obligatorias y cómo deben gestionarse, pero atribuirle la responsabilidad exclusiva de las mismas, al menos, si se trata de un Área de Prevención Ajeno, es una política (de no integración) tanto menos eficaz cuanto más numerosas o dispersas sean las instalaciones o equipos a controlar. Sin embargo, aunque la responsabilidad de velar para que las unidades designadas gestionen correctamente las revisiones reglamentadas es de la Dirección, nada impide que ésta puede delegar en el Área de prevención (en particular, si es “propio”) el seguimiento de las mismas.
Por otra parte, las instalaciones o equipos no sujetos a una normativa específica también pueden ser objeto (por razones de seguridad) de mantenimiento, revisión o comprobación. Mediante un mantenimiento adecuado, los equipos de trabajo deben conservarse en las condiciones de seguridad “iniciales”, teniendo en cuenta las instrucciones del fabricante o, en su defecto, sus características y condiciones de utilización y cualquier otra circunstancia que influya en su deterioro o desajuste; además, las operaciones de mantenimiento, reparación o transformación cuya realización suponga un riesgo específico para los trabajadores sólo pueden encomendarse a personal capacitado para ello. Los equipos cuya seguridad dependa de sus condiciones de instalación deberían someterse a una comprobación inicial, tras su instalación y puesta en marcha por primera vez, y a una nueva comprobación después de cada montaje; y se efectuarían comprobaciones periódicas cuando los equipos se sometan a situaciones susceptibles de ocasionar deterioros peligrosos, y comprobaciones adicionales tras situaciones tales como accidentes, transformaciones o falta prolongada de uso; y estas comprobaciones tendrían que ser realizadas por “personal competente” y que sus resultados se documenten, a disposición de la autoridad y se conserven durante toda la vida útil de los equipos. Como se verá a continuación, las operaciones de mantenimiento o comprobación (por razones de seguridad) de estos equipos o instalaciones no sujetos a una normativa que especifique quién debe realizarlas deberían asignarse al personal más “próximo” a las mismas (normalmente, al que las utiliza o controla y, en su caso, al Servicio de mantenimiento), siempre que disponga de los conocimientos especializados que, en su caso, se requieran.
El mantenimiento de instalaciones y equipos es una actividad tradicionalmente encaminada a evitar averías y fallos, asegurando de este modo su funcionamiento y disponibilidad. La integración de la prevención en estas operaciones, ya sean realizadas por las unidades funcionales o por el Servicio de mantenimiento, no sólo debería producirse como consecuencia de una obligación legal, sino también con objeto de que los recursos disponibles se usen con la mayor eficiencia posible. Quienes conocen y controlan el buen funcionamiento de un equipo debieran también conocer los aspectos clave de seguridad y, de ser posible, ser capaces de controlarlos. La tendencia generalizada es que los responsables del “uso productivo” de los equipos realicen las revisiones de mantenimiento de muchas de sus partes, recibiendo la formación necesaria para ello. Paralelamente, la integración de la prevención en tales revisiones debiera producirse de forma natural, capacitándose al personal para el control de los riesgos a que está expuesto. Los trabajadores que usan equipos de trabajo deberían poder identificar fallos en elementos críticos y tomar las decisiones pertinentes, o ponerlo en conocimiento de quien corresponda, para que se adopten medidas preventivas antes de que pueda producirse un accidente. Igual que si de un mantenimiento predictivo se tratara, la integración de la prevención se hace imprescindible para que el trabajador expuesto pueda “alertarse” y “autoprotegerse”, adoptando las acciones preventivas que estén a su alcance y/o avisando a quien corresponda.
Todo ello sin perjuicio de que determinadas revisiones de seguridad, por su carácter complejo, solo puedan ser realizadas por personal especializado del Servicio de mantenimiento, con formación preventiva específica y con el apoyo del Área de prevención (cuando sea necesario y mientras la integración de la prevención no sea plena) o, incluso, por especialistas externos a la empresa.
Cuando el mantenimiento, revisión o inspección de seguridad de una instalación o equipo es obligatorio, la integración de la prevención se reduce, en esencia, como se ha mencionado, a determinar qué unidad de la organización gestiona algo que ya viene regulado en una normativa específica; la unidad en cuestión se limita, por ejemplo, a llamar a un Organismo de Control, atenderlo durante la inspección y guardar el certificado emitido por el mismo. Cuando éste no es el caso, el proceso se hace más complejo, puesto que primero tendrá que determinarse, para cada equipo o instalación, si es necesario un mantenimiento o revisión de seguridad y, en tal caso, el procedimiento que deberá seguirse (a partir del cual podrá planificarse la operación y controlarse su ejecución) teniendo en cuenta que la operación debe realizarse en condiciones de seguridad. A este respecto conviene precisar que:
- Es en la evaluación de los riesgos donde (teniendo en cuenta las instrucciones del fabricante) debe determinarse la necesidad, o no, de realizar un mantenimiento preventivo o de efectuar revisiones o controles de seguridad periódicos (a incluir en la planificación de la acción preventiva).
- Tanto para determinar la necesidad del mantenimiento o revisión, como para elaborar su procedimiento de ejecución, será precisa la colaboración entre el Área de prevención y las unidades que utilizan (o mantienen) la instalación o equipo, y lo será tanto más cuanto menos específicas sean las instrucciones del fabricante (al que debe recurrirse siempre que se pueda). El problema suele presentarse cuando no existen instrucciones del fabricante en las que basarse, por ejemplo, por tratarse de un equipo antiguo; en estos casos, para la elaboración del programa de mantenimiento y revisiones de seguridad puede tenerse que recurrir a especialistas y es especialmente importante la ayuda del Área de prevención.
- La realización de este tipo de operaciones a menudo exige el uso de “guías de chequeo” que faciliten el desarrollo del mantenimiento o revisión y la identificación de desviaciones respecto a los parámetros establecidos. En cualquier caso, el procedimiento debería precisar los datos que deben registrarse (por ejemplo, los resultados de la revisión, fecha de ésta, acciones adoptadas al detectarse una anomalía, responsable de la revisión y fecha de la próxima, etc.).
- El registro (situado en lugar accesible a sus usuarios y a los responsables de su seguimiento) resulta necesario para poder conocer y controlar la vida prevista del equipo y sus condiciones de seguridad. Es necesario registrar los resultados de los controles periódicos de las condiciones de trabajo (y, por tanto, de las condiciones de los equipos de trabajo).
- Como en cualquier otro tipo de trabajo, los trabajadores que realicen estas operaciones deben recibir la formación e información adecuadas. Las operaciones de mantenimiento, reparación o transformación de los equipos de trabajo cuya realización suponga un riesgo específico para los trabajadores sólo podrán ser encomendadas al personal especialmente capacitado para ello.
- En aplicación del principio de integración de la prevención, la supervisión de la correcta ejecución del mantenimiento y de las revisiones de seguridad (y, en su caso, de las medidas correctoras derivadas) debería ser realizada (por los mandos correspondientes) en el seno de las unidades a las que pertenezca el personal encargado de su ejecución. Ello sin perjuicio de que el empresario encargue al Área de prevención, si así lo considera oportuno, un seguimiento global de este tipo de operaciones o un seguimiento particular de las que sean más críticas para las condiciones de seguridad y salud en el trabajo.
5. Integración de la prevención en la «Gestión de los cambios»
En toda empresa se producen cambios (la adquisición de un equipo o la modificación de un proceso, por ejemplo) que pueden repercutir sobre las condiciones de seguridad y salud en el trabajo. Frente a cada tipo de cambio que pueda tener tal repercusión deben definirse (y especificarse en el procedimiento de realización) tres cuestiones:
- Las condiciones o requisitos a los que debe ajustarse el cambio (por razones preventivas).
- El papel de la Unidad a la que corresponde, en el sistema de gestión de la empresa, la gestión general del tipo de cambio de que se trate.
- El papel del Área de prevención en la gestión del cambio.
Todos estos cambios deben ser comunicados al Área de prevención previamente, si se requiere su intervención, y cuando el cambio se haya producido, para que se actualice, si es necesario, la evaluación de los riesgos. También se producen o pueden producirse determinados incidentes o sucesos –un accidente o una emergencia, por ejemplo– de los que el Área de prevención debe estar informado para intervenir de forma inmediata o para investigar sus causas. Es fundamental, por tanto, definir los tipos de cambios o sucesos que cada Unidad, en el marco de sus funciones, debe comunicar al Área de Prevención.
En muchas empresas, en función de su tamaño y actividad, determinados tipos de cambios se producen frecuentemente y además, a menudo, la gestión del cambio está descentralizada. En tales circunstancias, es prácticamente imposible que sea el Área de prevención el que actúe cada vez. En dichos casos, por tanto, el grado de integración de la prevención debe ser elevado. Por el contrario, si una pequeña empresa pretende cambiar una máquina (y ello no ocurre más que de tarde en tarde) parece suficiente, en relación con la integración, que el empresario “recuerde” que, previamente, debe solicitar el asesoramiento del Área de prevención.
A continuación se proporcionan orientaciones específicas para facilitar la integración en la gestión de los cambios más usuales:
- Adquisición de productos.
- Contratación de personal o cambio de puesto de trabajo.
- Contratación de obras o servicios.
En relación con estas últimas debe advertirse de que no se incluye la contratación de (o subcontratación en) OBRAS DE CONSTRUCCIÓN. Se considera que este tema tiene la suficiente importancia y complejidad como para merecer unas “orientaciones específicas”.
5.1 Integración en la adquisición de productos
La normativa de seguridad de los productos regula los requisitos que éstos deben satisfacer para que puedan ser comercializados. Existen reglamentaciones específicas que abarcan una amplia gama de equipos: máquinas, incluidas las de manutención, transporte o elevación, aparatos a presión, aparatos a gas, aparatos y sistemas para uso en atmósferas explosivas, material eléctrico, equipos de protección individual, etc. En general, se exige que estos equipos dispongan del marcado CE, de una “declaración de conformidad a la normativa aplicable” y de un manual (redactado en la lengua apropiada) que incluya información sobre los riesgos que pueden derivarse de su utilización e instrucciones sobre la forma en que deben instalarse, usarse y mantenerse para evitar o controlar dichos riesgos. Por su parte, los productos químicos están regulados por la reglamentación sobre clasificado, envasado y etiquetado de sustancias y preparados peligrosos, y es fundamental que dispongan del etiquetado legalmente exigible así como de la “ficha de datos de seguridad” cuyo contenido viene perfectamente definido en la citada reglamentación.
La adquisición de productos que cumplan la normativa de seguridad que les sea aplicable es fundamental, no sólo por tratarse de una exigencia legal, sino también porque el manual de instrucciones (o la ficha de datos de seguridad) del que deben ir acompañados constituye el documento en el que el empresario debe basarse para determinar la formación e información que tiene que proporcionar a los trabajadores que los utilicen.
A los productos comercializados para los que no existe una normativa específica o adquisición de equipos “viejos” que no estén sujetos a una normativa de seguridad en el producto; debe recordarse que éstos deben haber pasado una evaluación de riesgos (en la empresa que los estaba utilizando). Se recomienda que, al hacer la adquisición de dichos equipos de trabajo, el empresario pida la documentación correspondiente relacionada a la evaluación de riesgos y a las medidas preventivas, así como las instrucciones de seguridad para su correcto uso y mantenimiento.
En definitiva, en cuanto a las adquisiciones, se considera fundamental, al menos, en relación con los equipos o productos potencialmente peligrosos, que las funciones de la Unidad o Unidades organizativas sobre las que recaiga la responsabilidad general de la adquisición de un determinado tipo de equipo o producto incluyan las actividades que dichas Unidades tienen que realizar para asegurar que el equipo o producto en cuestión cumple con la normativa que le es aplicable, va acompañado de la información de seguridad pertinente y ésta se transmite al Área de prevención y/o a las unidades o departamentos que deban utilizarla. Esta condición es crítica en las empresas en las que la adquisición de productos potencialmente peligrosos es relativamente frecuente y, en particular, si se realiza de forma descentralizada y la empresa no dispone de un Área de prevención propio. La función esencial del Área de prevención (propio o ajeno) a este respecto será la de prestar asesoramiento en la definición de los requisitos a exigir en la adquisición de los distintos tipos de equipos o productos.
El proceso de adquisición de un producto incluye esencialmente las etapas de preparación, pedido, recepción y puesta en servicio.
En la fase de preparación es habitual que se produzca un intercambio de información entre el comprador y el suministrador. Es importante incluir los aspectos preventivos en ese intercambio, lo que implica tener previamente definidas las características que, por razones preventivas, debe cumplir el equipo o producto. El asunto esencial es asegurarse de que la persona que fije las características de lo que va a comprarse conozca o sepa que debe informarse sobre las exigencias legales aplicables.
El tamaño y el tipo de organización así como el nivel de integración que se pretenda alcanzar determinan la solución organizativa a adoptar; por ejemplo, puede ser función exclusiva de las unidades de la organización fijar las características de todas las compras, o puede que antes de cada compra sea obligatorio consultar al Área de prevención, etc. Si la organización cuenta con un procedimiento escrito para las compras, se recomienda incluir en él que quien decida las características del equipo o producto a comprar incluya y exija que se satisfagan los requisitos legales aplicables, previa consulta al Área de prevención. Si se deseara una menor dependencia del Área de prevención, se precisaría una acción formativa para que las personas involucradas en el proceso de compras tengan el conocimiento suficiente para poder actuar autónomamente (téngase en cuenta que -salvo en organizaciones pequeñas- lo habitual es que, en función de lo que se vaya a comprar, intervengan distintas personas). El Área de prevención, además de atender a las consultas sobre compras, podría tener la función de informar de las modificaciones legales que afecten a equipos y productos. En cualquier caso, se aconseja la intervención del Área de prevención en la definición de características en las compras de Equipos de Protección, individual o colectiva.
La cantidad puede ser un factor importante en la adquisición de productos químicos. La persona que decida la compra tiene que tener en cuenta si la empresa dispone o no de un almacén con las condiciones legales exigibles a la cantidad a almacenar.
En esta fase de preparación también es muy importante tener en cuenta la necesidad de adaptación entre el equipo y su entorno. Cuando se trata de la compra de un equipo de trabajo, el estudio de necesidades del propio equipo (por ejemplo, de energía o de espacio) y de las posibles repercusiones del entorno físico (vibraciones, calor, ondas electromagnéticas, etc.) o químico (productos químicos incompatibles, explosivos, inflamables…) debe complementarse con la influencia previsible del nuevo equipo sobre el puesto de trabajo directamente afectado y, en su caso, sobre los que se encuentran en sus cercanías. Por último, es necesario saber con antelación si los trabajadores que lo van a utilizar precisan de capacitación específica para su manejo, con objeto de que esa formación se imparta antes de la puesta en servicio del equipo.
El pedido debe incluir como especificaciones del producto las exigencias legales que sean de aplicación (certificados, manual de instrucciones en castellano, etiquetado, ficha de seguridad, etc.). Si se ha efectuado correctamente la definición de características, la realización del pedido no crea ningún problema.
En cuanto a la recepción y puesta en servicio, la comprobación de que el producto adquirido cumple las especificaciones formuladas en el pedido, incluida la información de seguridad pertinente, debe ser efectuada por una persona o varias que tengan el conocimiento suficiente. Como se ha dicho antes, el grado de intervención del Área de prevención tendrá que ser mayor cuanto menor sea la formación preventiva de las unidades organizativas de la empresa. Además, es preciso comprobar que los trabajadores que van a usar el producto tienen la formación e información preventiva suficiente. Se recomienda que el manual de instrucciones, fichas de datos de seguridad y resto de la información preventiva estén disponibles en el puesto de trabajo.
Sea cual sea el tipo de organización, la adquisición de equipos de trabajo, productos químicos o equipos de protección debe ser comunicada al Área de prevención, siempre que sea necesario para actualizar la evaluación de los riesgos (lo que no sería el caso, por ejemplo, cuando se sustituye un determinado equipo por otro idéntico).
5.2 Integración en la contratación de personal o cambio de puesto
La adaptación del trabajo al trabajador es uno de los principios de la acción preventiva. El empresario debe concebir los puestos de trabajo de forma que -en la medida de lo posible no existan restricciones respecto a los trabajadores que puedan ocuparlos. Esto no siempre resulta factible si se tiene en cuenta, por un lado, las especiales exigencias psicofísicas asociadas a determinadas actividades y, por otro lado, que el riesgo “residual” existente en un puesto de trabajo (después de haber tomado todas las medidas preventivas razonablemente exigibles) puede aún ser excesivo para trabajadores especialmente sensibles a ese tipo de riesgo.
Las restricciones a la ocupación de un puesto de trabajo, por otra parte, pueden derivar directamente de una prohibición legal aplicable a los trabajadores de un determinado colectivo (como el de los menores o el de las trabajadoras embarazadas) o establecida en función del “tipo de contratación”.
Por razones obvias, en el momento de la contratación o cambio de puesto de trabajo de un trabajador resulta fundamental conocer si existen restricciones a su ocupación bien sean derivadas de una prohibición legal, bien de la exigencia psicofísica asociada al puesto (incluida, en su caso, la de no ser especialmente sensible a los riesgos existentes en el mismo). La determinación de las restricciones a la ocupación de un puesto de trabajo debe basarse y derivarse de la evaluación de los riesgos que conlleva su ocupación.
Las posibles restricciones a la ocupación no son el único factor que debe tenerse en cuenta en relación con la gestión de la contratación de personal. Existen muchos puestos de trabajo que exigen una determinada competencia profesional, que la empresa debe definir (“soldador”, “gruísta”, etc.). Por otra parte, inmediatamente después de haber tomado la decisión de efectuar una contratación (o un cambio de puesto de trabajo) y una vez realizados, en su caso, los “exámenes de aptitud” oportunos, debe proporcionase al trabajador la formación (e información) específica necesaria para que pueda desarrollar con seguridad la tarea que se le asigne.
En una empresa con una plantilla relativamente pequeña y estable la “gestión preventiva” que conlleva una ocasional contratación podría limitarse a una simple comunicación al Área de prevención para que éste realice (cuando proceda) el “examen de aptitud” pertinente y le proporcione la formación que el puesto requiera. En una empresa con una plantilla más amplia, particularmente si la contratación temporal es frecuente, la gestión de la contratación puede llegar a ser bastante compleja. En este tipo de empresas resulta fundamental que al definir las funciones de la Unidad o Unidades organizativas encargadas de la contratación se precisen las actividades que éstas tienen que gestionar o realizar (incluidas las de colaboración con el Área de prevención) para asegurarse de que cualquier trabajador que ocupe por primera vez un puesto de trabajo dispone del tipo de contrato, competencia profesional, formación específica y condiciones psicofísicas que éste requiere.
En relación con las condiciones psicofísicas, a la hora de llevar a cabo la selección del personal a contratar (o de decidir sobre la conveniencia de un cambio de puesto) se tendrá que tener en cuenta la posible pertenencia del mismo a determinados colectivos:
- Personas especialmente sensibles a determinados riesgos. Obviamente, será necesario conocer con antelación los riesgos del puesto antes de efectuar la contratación. Se deberá prestar especial atención a aquellos trabajadores que tengan reconocida la situación de discapacidad física, psíquica o sensorial, no empleándolos en trabajos en los que a causa de sus características personales puedan generar un peligro tanto para sí mismos como para sus compañeros.
- Mujeres embarazadas o de parto reciente. Deberá evitarse la exposición de las trabajadoras en situación de embarazo o de parto reciente a agentes, procedimientos o condiciones de trabajo que puedan influir negativamente en su salud o en la del feto, adoptándose las medidas necesarias para evitar la exposición a dichos riesgos, a través de una adaptación de las condiciones o del tiempo de trabajo (y, de no ser posible, asignándoles otro puesto de trabajo compatible con su estado o, en última instancia, pasando la trabajadora a la condición de suspensión del contrato por riesgo durante el embarazo).
- Jóvenes. Deberán tenerse especialmente en cuenta los riesgos específicos para la seguridad, la salud y el desarrollo de los jóvenes, derivados de su falta de experiencia, de su falta de madurez para valorar los riesgos existentes o potenciales o de su desarrollo todavía incompleto. A efectos de la limitación o prohibición del trabajo de los jóvenes deben tenerse en cuenta, además de las restricciones impuestas por normativas específicas.
Considerando todo lo anterior, el proceso previo a la adscripción de un trabajador a un puesto de trabajo debería contemplar las siguientes fases:
- Identificación y evaluación de los riesgos del puesto. Es una fase de análisis donde no sólo se consideran los conocimientos o capacidades del individuo sino que también se deben identificar los riesgos que comporta o pueda comportar la realización de las tareas propias del puesto. En caso de un puesto de trabajo ya existente, los riesgos ya estarán reflejados en la evaluación de riesgos correspondiente. En cambio, si se trata de un puesto de nueva creación, los riesgos deberán ser deducidos basándose en los riesgos de puestos similares o en el estudio de las condiciones de los lugares de trabajo, de la maquinaria, de los equipos y de las sustancias a utilizar.
- Elaboración de perfiles. Una vez analizado el puesto de trabajo con los riesgos adecuadamente especificados, se debería proceder a la descripción del perfil del mismo. Para ello deberá determinarse si existen restricciones a la ocupación relacionadas con las condiciones legales o psicofísicas del trabajador, así como si se requiere una competencia profesional o experiencia específica.
- Selección de candidatos. Se valorará la adecuación del candidato atendiendo al perfil establecido. Mediante reconocimientos médicos específicos se podrá verificar el estado de salud del trabajador y su adecuación al puesto de trabajo o tarea. En ningún caso el proceso de selección será discriminatorio o sujeto a intereses distintos de los propios de la necesaria adecuación al puesto. Esto último es muy importante habida cuenta que sólo debe existir un único motivo para estos reconocimientos: evitar la asignación de un trabajador a un puesto o tarea que pueda ser perjudicial para su salud.
- Incorporación del trabajador. Se deberá precisar y proporcionar al trabajador la información y formación a que se hace referencia en los artículos 18 y 19 de la LPRL y en cualquier otra normativa específica que sea de aplicación. Además, es conveniente llevar a cabo observaciones puntuales para comprobar que el trabajador ha asimilado y aplica correctamente las instrucciones recibidas.
El procedimiento para el desarrollo del proceso descrito debería precisar el papel que deben jugar y las relaciones que deben mantener la unidad encargada de realizar la contratación, la unidad en la que está incluido el puesto de trabajo y el Área de prevención para (una vez determinados los riesgos del mismo) proceder a definir el perfil, asegurarse de que la persona elegida se ajusta al mismo (incluyendo, en su caso, la realización de reconocimientos médicos específicos) y proporcionar al trabajador la formación e información adecuadas.
El procedimiento debería seguirse de forma rigurosa, con independencia del tipo de contrato que vaya a efectuarse. A menudo, en particular en las pymes, las contrataciones de personal (en especial, cuando se trata de contratos de corta duración) se realizan a medida que van surgiendo necesidades puntuales y se descuidan aspectos preventivos básicos que deberían tenerse en cuenta en el proceso de selección y posterior capacitación. Al no seguirse el procedimiento antes indicado no es de extrañar que se resientan tanto la “aptitud” como la formación del trabajador que finalmente ocupa el puesto de trabajo.
5.3 Integración en la contratación de obras o servicios
En prácticamente cualquier centro de trabajo coexisten, en uno u otro momento, trabajadores de diferentes empresas (o trabajadores autónomos) y, como consecuencia de esa concurrencia de actividades, pueden verse modificados los riesgos laborales a que están sometidos los trabajadores. Este apartado trata de la integración de la prevención en la contratación de obras (excluidas las de construcción) o servicios que conlleven una concurrencia de actividades empresariales y lo hace, básicamente, desde el punto de vista del empresario “contratante”.
Los diferentes tipos de relaciones que se pueden dar entre los empresarios que coinciden en un mismo centro de trabajo requieren una coordinación basada -como mínimo y antes del inicio de las actividades- en un intercambio de información sobre los riesgos específicos de las actividades de cada empresario concurrente que pueda afectar a los trabajadores de las demás empresas. No obstante, dependiendo de la peligrosidad de las actividades desarrolladas en el centro de trabajo, el número de trabajadores y la duración de la concurrencia, es posible que la forma de coordinación por la que opten los empresarios sea más compleja, llegando incluso a designar a personas encargadas de esa función o a establecer instrucciones de trabajo por escrito.
En el caso de que un empresario tenga la capacidad de gestión del centro de trabajo, la información al resto de concurrentes no sólo será respecto a los riesgos asociados a sus actividades, sino también a los del lugar de trabajo. Este deber de información puede, en ocasiones, ampliarse al deber de vigilancia en el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales, por parte de las empresas a las que se contrata o subcontrata una obra o un servicio, si las actividades se desarrollan en el centro de trabajo de la empresa que las contrata y si además se considera que dicha empresa está contratando parte de su actividad.
Se establecen por tanto tres niveles de responsabilidad, según las posibles relaciones que se pueden dar entre empresarios cuyos trabajadores comparten un centro de trabajo:
- Todos los empresarios cuyos trabajadores coinciden en un centro de trabajo, independientemente de cuál de ellos tenga la titularidad del establecimiento, son empresarios concurrentes y por tanto deberán: a) Informar al resto de empresarios de los riesgos asociados a sus actividades que puedan afectar a los trabajadores de las otras empresas (actividades concurrentes). Esta información (necesariamente por escrito cuando se refiere a riesgos graves o muy graves) debe ser actualizada cuando se produzca un cambio en las actividades concurrentes que sea relevante a efectos preventivos. b) Informar de cualquier emergencia que pueda afectar a trabajadores de otras empresas. Y c) Informar de accidentes que se produzcan como consecuencia de la realización de alguna de las actividades concurrentes. Cada empresario deberá tener en cuenta la información que recibe del resto de empresarios por si afecta a la evaluación de los riesgos y la planificación de la actividad preventiva.
- Si de entre todos los empresarios concurrentes, alguno de ellos tiene capacidad de gestión del centro de trabajo, se le denomina empresario titular. Esta capacidad de gestión y puesta a disposición del centro de trabajo conlleva, aparte de sus obligaciones como concurrente, las de: a) informar a los otros empresarios concurrentes sobre los riesgos propios del centro de trabajo que puedan afectar a las actividades por ellos desarrolladas y las medidas de prevención que se han adoptado al respecto; b) recoger la información relativa a las actividades concurrentes de cada empresario y elaborar instrucciones (e implantarlas) para la prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las diferentes empresas, y c) promover la elaboración e implantación del plan de emergencia del centro de trabajo, sin perjuicio de que, si las zonas de influencia de algunas o todas las empresas concurrentes es amplia, éstas tengan la obligación de cumplir cierta normas de seguridad en dichas zonas.
- Cuando un empresario contrata o subcontrata con otros la realización de obras o servicios correspondientes a su propia actividad y además se desarrollan en su propio centro de trabajo, se considera que es empresario principal (un empresario que es titular respecto a otro, será también principal si contrata o subcontrata con aquél la realización de obras o servicios correspondientes a su propia actividad). Las obligaciones que un empresario tiene como principal son: a) Vigilar el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales por parte de las empresas contratistas o subcontratistas y comprobar que se han establecido entre ellas los medios de coordinación necesarios. Y b) Hacer que las empresas contratistas o subcontratistas le acrediten por escrito que han realizado, para las obras y servicios contratados, la evaluación de riesgos, la planificación de su actividad preventiva y que han cumplido sus obligaciones en materia de información y formación respecto de los trabajadores que vayan a prestar sus servicios en el centro de trabajo.
Establecidas así (en cascada) las obligaciones de los empresarios, conviene analizar, en el marco de la integración, el papel que en materia de prevención deben desempeñar: 1) las unidades encargadas de la contratación de obras y servicios, 2) el Área de prevención y, en su caso, 3) las unidades encargadas de controlar que el “trabajo concurrente” se desarrolla de la forma prevista.
El papel que deben desempeñar las unidades encargadas de la contratación de obras y servicios depende, en parte, de si se trata de una contratación “habitual” o bien es algo excepcional o nuevo dentro de la empresa y básicamente estará orientada a:
- Elaborar (con el asesoramiento del Área de prevención) y aplicar los procedimientos de contratación implantados en la empresa, en los que se habrán establecido las acciones a realizar, en relación con la coordinación y para cada tipo de contratación, en función de sus responsabilidades.
- Advertir al Área de prevención de que una determinada contratación no entra en los supuestos recogidos por el procedimiento habitual, al tratarse de un nuevo tipo de contratación, para decidir, con su colaboración, sobre la forma de actuar en relación con la coordinación.
Las acciones a realizar, por el personal de las unidades que contratan, serán fundamentalmente la de servir como canal de intercambio de información (y documentación) entre empresas y a su vez hacer llegar esa información al Área de prevención para su análisis. Los procedimientos especificarán qué tipo de documentación enviar a la empresa contratada y cuál solicitarle, en función de la relación con ella.
El papel del Área de prevención en la integración de la prevención en la contratación de obras o servicios, consistiría, por su parte, en:
- Asesorar a la unidad a la hora de elaborar el procedimiento de actuación en el que se tengan en cuenta las acciones preventivas a realizar por dichas unidades en aquellas contrataciones que realicen de forma habitual y colaborar en la implantación de ese procedimiento, planificando y realizando las actividades de formación, información y control necesarias para asegurar su idoneidad y correcta aplicación.
- Cuando se trate de un nuevo tipo de contratación, que se aparte de los supuestos recogidos por el procedimiento habitual:
- Analizar la documentación suministrada por las empresas contratadas por si es necesaria la modificación de la evaluación de los riesgos y la planificación de las actividades preventivas de la empresa contratista como consecuencia de dicha contratación (incluido el plan de emergencia).
- Si la empresa contratista actúa como titular, elaborar las instrucciones de trabajo escritas que deben cumplir las empresas que concurran en el centro de trabajo, cuando sea necesario en función del número de empresas y la peligrosidad de las actividades concurrentes.
- Si la empresa contratista actúa como empresario principal, verificar o establecer los mecanismos necesarios para verificar que la empresa contratada ha realizado la evaluación de riesgos y planificación de la actividad preventiva y que ha cumplido sus obligaciones respecto a la formación e información de los trabajadores que realizarán sus tareas en el centro de trabajo.
- Asesorar acerca de la forma en que la empresa (cuando actúa como titular o principal) controlará que los trabajos concurrentes se desarrollan de la forma prevista (véase el párrafo siguiente) y planificar las actividades de formación y control necesarias para implantar esta medida.
Cuando una empresa actúe como titular, deberían establecerse cuáles son las unidades encargadas de controlar las actividades concurrentes para que éstas se realicen como se había previsto (lugar de la empresa, instrucciones, etc.). Esta función, siempre que fuese posible, debería realizarse (de forma integrada) por personal de aquellas unidades que tienen la capacidad de gestión de las áreas en que se realizará el trabajo concurrente.
En el caso de que la empresa actúe además como principal, esas unidades podrían asumir también las funciones de vigilancia del cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales por parte de empresas contratadas puesto que probablemente ya estarán ejerciendo la función de supervisión de las condiciones de seguridad y salud de los trabajadores de la propia empresa en sus zonas de influencia.
Fuente: Guía técnica para la integración de la prevención de riesgos laborales.
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