El Plan de prevención es la herramienta mediante la que se integra la prevención en el sistema general de gestión de la empresa y se establece la política de prevención de riesgos laborales.
- El Sistema de prevención es el sistema de gestión de la prevención que resulta de la integración de ésta en el Sistema general de gestión de la empresa (del que puede considerarse un subsistema). El Sistema de prevención es, en definitiva, el propio sistema general de gestión de la empresa una vez se ha incorporado efectivamente a sus objetivos el de “garantizar la seguridad y salud de los trabajadores” (y cumplir las obligaciones empresariales en dicha materia).
- Describir (documentar) un Sistema de prevención supone describir las actuaciones (funciones y actividades) e interrelaciones, en prevención, de las distintas unidades del Sistema general de gestión (incluyendo la modalidad organizativa y la actuación de los recursos especializados). Diseñar un Sistema es describirlo como proyecto.
- Un Sistema de prevención debe cumplir los requisitos organizativos que le sean de aplicación (por ejemplo, en cuanto a la modalidad organizativa de los recursos especializados) y gestionar la prevención de forma que las actividades preventivas (como, por ejemplo, la evaluación de los riesgos) cumplan, a su vez, los requisitos legalmente exigibles.
- Puede entenderse que un Sistema de prevención comienza a actuar como tal, aunque no esté aún plenamente diseñado o implantado, cuando, previa consulta con los trabajadores:
- Se ha fijado la modalidad de organización y la actuación de los recursos especializados (propios o ajenos), y éstos están en disposición de desarrollarla.
- Se ha definido cómo se integra la prevención en las funciones de las distintas unidades del Sistema general de gestión de la empresa (aunque aún no se haya integrado en la totalidad de las actividades mediante las que se desarrollan dichas funciones).
- Se ha realizado la evaluación inicial de los riesgos y se han planificado las actividades a realizar (especializadas o de integración de la prevención).
- Una vez implantado, la actuación del Sistema de prevención sigue un ciclo que incluye: 1) la evaluación (inicial, periódica u ocasional) de los riesgos, 2) la planificación de la prevención (de medidas – materiales u organizativas- y de actividades para la reducción y control de los riesgos), 3) la ejecución y seguimiento de lo planificado, y 4) el control de cambios, incidentes, daños y oportunidades de mejora.
- Un Sistema de prevención se considera eficaz si es capaz de lograr, en general, que las condiciones de trabajo sean “sanas y seguras” y, en particular, que cumplan (o acaben cumpliendo en un plazo razonable) los requisitos legales aplicables y se mantengan así a lo largo del tiempo. El Sistema deberá modificarse en lo que se muestre ineficaz (lo que puede ponerse de manifiesto como resultado de los controles efectuados por el propio Sistema o de las Auditorías.
Cabe definir también como Plan de prevención el conjunto ordenado de las actividades necesarias para implantar un Sistema de prevención. Puede decirse, en consecuencia, que un Sistema es lo que queda constituido y funcionando cuando un Plan finaliza satisfactoriamente (el Sistema es el resultado del Plan).
La necesidad de definir y relacionar estos dos conceptos (Plan y Sistema) es debida a que ambos son utilizados tanto en la Ley como en el Reglamento y, a veces, de manera concatenada.
El Plan comienza con la asunción por parte del empresario de los objetivos y principios preventivos establecidos en la política de prevención y se desarrolla en las siguientes fases: 1) Análisis general de las características de la empresa. 2) Diseño del Sistema de prevención. 3) Implantación del Sistema. Y, en su caso, 4) Revisión y mejora del Sistema:
- En la fase de análisis se adquieren datos (por centro de trabajo) sobre los procesos productivos y sus principales riesgos, el número de trabajadores y sus condiciones de trabajo o contratación (con relevancia preventiva), el sistema de gestión, etc.
- A continuación se definen las funciones e interrelaciones, en prevención, de las distintas unidades del Sistema general de gestión (incluido el Servicio de prevención). Un Sistema queda básicamente diseñado cuando se ha elegido una modalidad de organización de los recursos especializados y se ha definido su actuación; se ha definido el papel preventivo que jugarán las principales unidades del sistema de gestión de la empresa; y se ha organizado, en lo esencial, la consulta y participación de los trabajadores.
- La fase siguiente es la de implantación del Sistema
- Finalmente, la necesidad de revisar/mejorar el Sistema puede manifestarse al producirse un incidente o daño, al preverse un cambio sustancial o como resultado de una auditoría. Ello no implica que sea necesario cada vez elaborar un Plan para efectuar dicha revisión o mejora (por ejemplo, para cambiar un determinado procedimiento). Un Plan sólo es necesario si el Sistema debe sufrir una modificación sustancial (normalmente, de carácter organizativo) al haberse revelado su ineficacia o al haberse producido un cambio que supera su capacidad de adaptación.
El empresario debe consultar con los trabajadores “cualquier acción que pueda tener efectos sustanciales sobre su seguridad y salud”. Las decisiones con mayor “repercusión preventiva” son las que el empresario debe tomar para la constitución del Sistema de prevención. Por ello, el Plan (y, en particular, lo relativo al diseño del Sistema) es lo primero que tiene que ser objeto de consulta. Por poco grande o compleja que sea una empresa, la consulta sobre el diseño del Sistema y, por tanto, sobre la forma en la que va a integrarse la prevención en el sistema de gestión de la empresa debería entenderse –más que como un “acto”- como un proceso en el que se aborda un conjunto estructurado de decisiones.
Los trabajadores y sus representantes tienen que jugar un papel activo en el proceso de consulta ya que, conforme establece el mencionado artículo, no sólo tienen el derecho sino también el deber de contribuir a la integración.
Algunas consideraciones
- El Plan es un medio o herramienta para conseguir la integración de la prevención, es decir, para establecer un “sistema de prevención” que se configure como un subsistema dentro del sistema general de gestión de la empresa. Por otra parte, la integración tampoco es un fin en sí misma, sino un medio para facilitar una prevención eficaz, imposible de desarrollar exitosamente en una empresa o en cualquier nivel jerárquico de la misma en que se actúe considerando que la prevención es algo íntegramente delegable o subcontratable.
- La “prevención” no es algo voluntario, como ocurre, por ejemplo, con la “calidad”. La política en materia de prevención y, en particular, los objetivos fundamentales en dicha materia y los principios que deben orientar la acción preventiva vienen establecidos en las normas y leyes. Por ello, lo que debe hacer el empresario en relación con la política de prevención es asumirla, divulgarla en el seno de la empresa, para conocimiento general de sus objetivos y principios y del compromiso empresarial respecto a los mismos, y velar para su correcta aplicación.
- La integración de la prevención en el sistema de gestión de la empresa comporta un conjunto de medidas que afectan, en mayor o menor grado, a toda su estructura organizativa. Es lógico que el Plan -mediante el que se pretenden implantar dichas medidas- deba ser aprobado por la Dirección de la empresa y asumido por los diferentes niveles jerárquicos de la misma. En definitiva, lo que se pretende es que la estructura organizativa conozca y asuma la integración desde el momento en que ésta se planifica. Es más, puesto que lo que se pretende mediante el Plan es que las distintas unidades del Sistema general de gestión jueguen un papel activo en materia de prevención (es decir, “integren la prevención”), resulta obvia la necesidad de promover la participación de dichas unidades a la hora de establecer el papel preventivo que tendrán que desempeñar. Un Plan no puede ser un simple documento elaborado autónomamente por el área de prevención y aprobado por el empresario. La definición del papel preventivo que deben tener las principales unidades del sistema de gestión de la empresa es la parte más importante del Plan y debería ser resultado de la colaboración entre dichas unidades y el área de prevención.
- El Plan debe ser “conocido por todos los trabajadores”. Al respecto, debe recordarse que los representantes de los trabajadores ya deben conocer el Plan, puesto que tienen que haber sido previamente consultados y, una vez implantado, tienen libre acceso al mismo. Por ello, puede ser conveniente que el empresario acuerde con dichos representantes el cauce y la forma de cumplir esa obligación (la de ponerlo en conocimiento de todos los trabajadores), al menos en los casos en los que puedan presentarse ciertas “dificultades logísticas” para hacerlo (por el tamaño de la empresa, el volumen del Plan o cualquier otra circunstancia).
- En esencia, documentar un Plan es describir el Sistema ya implantado y/o que se pretende implantar incluyendo también, en este último caso, las acciones previstas a tal efecto. Dichas acciones pueden incluirse en esta documentación (sobre el Plan) o en la correspondiente a la planificación general de la prevención, que englobaría así también las actividades que se contempla realizar para integrar la prevención.
- En cualquier centro de trabajo de una empresa, toda la documentación del Plan que afecte al mismo debe ser inmediatamente accesible y estar a disposición de las autoridades y representantes indicados. En una empresa que tenga múltiples centros de trabajo (que pueden estar repartidos entre diferentes comunidades autónomas) resulta innecesario que en un determinado centro se disponga de documentación que no le afecte o concierna (por ejemplo, sobre los procesos que se desarrollan en otros centros de trabajo).
- Parece claro que, con la matización relativa a la amplitud de la documentación (“adecuada a la dimensión y características de la empresa”), se busca evitar la proliferación de documentación superflua.
Resumen
En la siguiente tabla se resume lo expuesto en relación con el Plan de prevención. La Figura presenta el “modelo de gestión de la prevención” resultante de la combinación de los conceptos de Plan y Sistema de prevención.
- El Plan de prevención es la herramienta mediante la que se integra la prevención en el sistema general de gestión de la empresa (es decir, se implanta el Sistema de prevención) y se establece la política de prevención de riesgos laborales. El Sistema es lo que queda constituido y funcionando cuando un Plan se desarrolla satisfactoriamente (el Sistema es el resultado del Plan).
- El Plan comienza con la asunción por parte del empresario de los objetivos y principios preventivos (es decir, de la política de prevención) y se desarrolla en las siguientes fases: 1) Análisis general de las características de la empresa; 2) Diseño del Sistema de prevención, 3) Implantación del Sistema y, en su caso, 4) Revisión y mejora del Sistema:
- En la fase de análisis se adquieren datos (por centro de trabajo) sobre los procesos productivos y sus principales riesgos, el número de trabajadores y sus condiciones de trabajo o contratación (con relevancia preventiva), el sistema general de gestión, etc.
- A continuación se diseñan las actuaciones e interrelaciones, en prevención, de las distintas unidades del Sistema de gestión (incluido el Servicio de prevención).
- Un Sistema sólo puede considerarse que está ya básicamente implantado y puede actuar como tal si cumple determinadas condiciones mínimas.
- La necesidad de revisar/mejorar el Sistema puede manifestarse al producirse un incidente o daño, al preverse un cambio sustancial o en una auditoría.
- Un Plan no puede ser un simple documento elaborado autónomamente por el área de prevención y aprobado por el empresario. La consulta y participación tanto de la estructura organizativa (directivos y “mandos”) como de los trabajadores y sus representantes, sobre la elaboración, puesta en marcha y aplicación del Plan (diseño, implantación y “funcionamiento” del Sistema) es condición necesaria para la efectiva integración de la prevención.
- La documentación de un Plan debe incluir la descripción del Sistema (o parte del mismo) ya implantado y/o que se quiere implantar y, en este último caso, las acciones previstas a tal efecto. Dichas acciones pueden incluirse en esta documentación o en la correspondiente a la planificación de la prevención, que englobaría así tanto las actividades preventivas “especializadas” como las de integración de la prevención. En esencia, el Plan es una descripción sintética del Sistema implantado o por implantar.
- En cualquier centro de trabajo de una empresa, toda la documentación del Plan que afecte al mismo debe ser inmediatamente accesible y estar a disposición de las autoridades y los representantes de los trabajadores.
Fuente: Guía técnica para la integración de la prevención de riesgos laborales.
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