Las auditorías internas forman parte de las actividades de mejora continua de toda empresa, porque ayudan a identificar los riesgos y deficiencias en los procesos y controles; así mismo, permiten determinar si los recursos se utilizan de manera óptima, si se están logrando los objetivos establecidos y si se están siguiendo las mejores prácticas.
De acuerdo con el Instituto Sindical de Trabajo, Ambiente y Salud (ISTAS) de España, la auditorías tienen en común las siguientes características:
- Ser sistemáticas: han de estar planificadas, sin dar lugar a la improvisación o al azar, así lograremos fiabilidad.
- Ser objetivas: deben basarse en hechos y no en intuiciones ni apreciaciones, es decir, en evidencias objetivas, preferiblemente documentadas.
- Ser independientes: en el caso de que los auditores pertenezcan a la propia organización auditada, no deben estar involucrados en el departamento a auditar para poder evaluarlo con objetividad.
- Proceso global: debe analizar los resultados y el funcionamiento del sistema, no los fallos ni los aciertos en un determinado momento, sino a lo largo del tiempo.
- Ser periódicas: se establecerán plazos de revisión adaptados a la realidad de la organización, prestando especial atención a los periodos en los que se producen cambios en la organización.
Tener en cuenta que las auditorías no buscan culpables, sino soluciones para el futuro. El propósito es analizar los fallos del sistema, no de las personas que los cometieron; de ser así, lo hicieron porque el sistema se lo permitió.
ISTAS divide en cuatro tópicos la realización de una auditoría:
Preparación de la auditoría
- Definir el alcance y los objetivos de la auditoría, identificando las áreas o procesos específicos que serán revisados.
- Recopilar la información relevante sobre los procesos, políticas, normas y regulaciones aplicables.
- Designar un equipo de auditores internos con los conocimientos y habilidades necesarios para llevar a cabo la auditoría.
- Establecer un calendario y asignar los recursos necesarios para realizar la auditoría.
Planificación de la auditoría
- Realizar una evaluación de riesgos para identificar los posibles riesgos y áreas críticas que requieren una mayor atención.
- Elaborar un plan de auditoría detallado que incluya los objetivos específicos de la auditoría, los procedimientos a seguir, los recursos requeridos y el cronograma de actividades.
- Obtener la aprobación de la dirección y otros stakeholders relevantes para el plan de auditoría.
Ejecución de la auditoría
- Realizar las actividades de campo de acuerdo con el plan de auditoría, llevando a cabo pruebas, entrevistas y revisiones documentales.
- Evaluar el cumplimiento de los controles internos, políticas y regulaciones aplicables.
- Documentar y recopilar evidencia suficiente y adecuada para respaldar las conclusiones y hallazgos de la auditoría.
- Comunicarse de manera efectiva con los responsables de los procesos auditados, brindando claridad sobre los hallazgos y solicitando aclaraciones o información adicional cuando sea necesario.
Emisión del informe de auditoría
- Analizar los hallazgos y conclusiones obtenidos durante la auditoría.
- Preparar un informe de auditoría que resuma los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de mejora.
- Asegurarse de que el informe de auditoría sea claro, objetivo y esté respaldado por la evidencia recopilada.
- Presentar el informe de auditoría a la dirección y otros stakeholders relevantes, explicando los hallazgos y recomendaciones de manera clara y concisa.
Puedes leer aquí más detalles sobre cómo hacer una auditoría interna.
Deja una respuesta