La técnica de las 5S sirve para que las compañías puedan mejorar sus niveles de productividad, siempre y cuando el proyecto tenga un espacio físico (oficina, taller, almacenes, etc.), recursos productivos y procesamientos. Si bien el significado de las 5S resulta sencillo de entender, hay varios aspectos que deben analizarse antes de la implementación.
Lo más básico es la sensibilización de la alta gerencia. Una manera de probar el éxito de la técnica de las 5S es visitando «Empresas Modelo» para tener una idea de cómo se aplican los conceptos en la realidad. Se estima que el 80% del éxito de la técnica de las 5S depende del compromiso gerencial.
Otro aspecto clave es la conformación de un comité de aplicación de las 5S. Sin importar el tamaño de la empresa, el comité deberá estar compuesto por un representante de Alta Gerencia, Recursos Humanos, Mantenimiento, Gerencia de Planta y Departamento de Higiene y Seguridad Ocupacional. La función del líder principal deberá rotarse entre los integrantes del comité.
El comité tiene la responsabilidad de determinar cuáles son las áreas de la empresa en las que se iniciará la aplicación de las 5S. A esto se suma la selección de los facilitadores, los auditores y la capacitación a los miembros de los subcomités, los cuales no deben estar conformados por más de diez personas.
Acerca del entrenamiento a los facilitadores, estos deben conocer los conceptos y principios de la técnica de la 5S, así como contar con la habilidad de instruir a sus subordinados y gozar de credibilidad. Se recomienda anotar las propuestas de mejora y quejas que compartan en la capacitación.
Luego de este primer acercamiento, el personal deberá sentirse parte del proyecto, por lo que deberán ser instruidos para que tengan un papel activo en la implementación de las 5S.
Posteriormente, el comité preparará un cronograma (gráfico de Gantt), definirá las responsabilidades y el organigrama del comité central y los subcomités. Al inicio se aplicarán las primeras 3S por el lapso máximo de seis meses.
La gerencia cierra la fase preliminar con el diseño de una campaña promocional para incentivar el cambio a través de las 5S. La creatividad no tiene límites y se puede usar desde banderillas hasta rótulo, afiches y eslóganes.
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